Makalah Komunikasi Bisnis ”Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis

  Makalah Komunikasi Bisnis
 ”Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis dan     Revisi Pesan-Pesan Bisnis


                   Disusun Oleh:
      Rifa Safitri : 56216368
      Liana Andriyani : 54216037
     Anita Arianti : 50216921
     Nurul Handayani : 55216619
     Pirara Anastasia :55216761

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis

Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahan kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Tidak terorganisasinya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal:
1.    Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan pembuka awal tersebut terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
2.    Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3.    Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4.    Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan dan tidak penting lebih dominan, maka ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena terlalu fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja. Poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
Pentingnya Pengorganisasian Pesan yang Baik
Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1.      Subjek dan tujuan harus jelas.
2.      Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3.      Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4.      Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang telah dilakukan pengorganisasian dengan baik akan bermanfaat dalam:
1.   Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, serta memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens dapat dengan mudah memahami maksud dan tujuan pesan.
2.   Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko karena memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakan.
3.    Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat.
4.   Mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.
Pengorganisasian Pesan-pesan melalui Outline
Pada dasarnya untuk mencapai pengorganisasian pesan yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu (1) mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide, (2) menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional.
1.      Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan. Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan sebagai berikut:
1.      Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal: (a) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya, (b) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
2.      Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Adanya poin-poin pendukung akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
3.      Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan semakin baik.
2.      Menentukan Urutan Ide dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutan, ada dua pendekatan:
1.    Pendekatan langsung (direct approach)
Di dalam pendekatan langsung, ide pokok muncul paling awal kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
2.    Pendekatan tidak langsung (indirect approach)
Di dalam pendekatan tidak langsung, bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Setelah memilih suatu pendekatan, kemudian memilih rencana organisasional yang terbagi menjadi:
1.      Direct Request
Direct request dapat berbentuk surat atau memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda berkeinginan untuk mengetahui berbagai hal mengenai produk tersebut, seperti karakteristik, harga, dan cara pembayarannya, maka Anda dapat menggunakan direct request.
1.      Pesan-pesan Rutin, Good News, Good will
§  Pesan-pesan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu pesan rutin, Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang Anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang Anda sampaikan. Pesan-pesan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan, konsumen, klien, dan sebagainya.
§  Good News merupakan pesan yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. Contoh good news tentang pekerjaan antara lain: penerimaan kerja, kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji, dan pengakuan/penghargaan prestasi kerja. Contoh good news tentang produk antara lain: diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru atau produk aksesoris).
§  Pesan-pesan Good Will merupakan pesan yang menimbulkan suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen ataupun relasi bisnis dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan. Beberapa bentuk good will diantaranya: ucapan selamat (congratulations), penghargaan (messages of appreciation), ucapan (condolences), dan ucapan salam (greetings).
1.      Pesan-pesan Bad News
Pesan-pesan bad news merupakan pesan yang menginformasikan kabar buruk atau berita yang tidak menyenangkan, contohnya seperti penolakan surat lamaran, menolak kredit, melakukan perampingan karyawan, atau menurunkan pangkat. Jika Anda membuat pesan bad news, cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
1.      Pesan-pesan Persuasif
Persuasi merupakan suatu usaha mengajak/mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, pesan persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Contoh penyampaian pesan persuasif yaitu pada pesan dalam kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

KETERAMPILAN MEREVISI
Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.
§  Pesan-Pesan bisnis mencakup:
1.      Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari:
Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan.
Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa saja yang perlu di perbaiki atau di sempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu di perhatikan, antara lain:
§  Apakah anda telah memasukan poin-poin dengan urutan yang logis?
§  Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan hal-hal yang khusus?
§  Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?
§  Apakah anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada?
§  Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?
Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan  pesan bisnis yang mencakup antara lain:
§  Susunan kalimat yang di gunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada , sehingga mudah di pahami dengan baik.
§  Penggunaan kapitalisasi secara tepat ( perhatikan kata  kata yang harus di tulis dengan huruf kapital).
§  Penulisan tanda baca secara benar ( perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya , dan tanda seru).
§  Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.
§  Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan  pesan bisnis yang telah disampaikan.
Mengedit Format dan Layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Disamping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh di abaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang di gunakan berkualitas baik, audiens Anda akan senang membacanya.
2.      Pesan-Pesan Bisnis Lisan
Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang di sampaikan secara tertulis, pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.
Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis yang di lakukan secara lisan, tetap perlu di lakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan  pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di sampaikan pada audiens.
§  Apakah substansi (inti) pesan yang ingin di sampaikan telah tercantum di dalamnya?
§  Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?
b. Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan  pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;
§  Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
§  Penyampaian substansi pesan ( misalnya, pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).
§  Penutup ( misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Pada umumnya, penulisan pesan  pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.
Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan  pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menonton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan  pesan secara langsung, pesan  pesan non verbal yang di dukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format animasi yang dinamis.
PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat di mengerti, anda harus dapat memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:
1.      Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal
Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.
2.      Pilihlah kata-kata yang singkat
Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar & baik.
3.      Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Agar tidak terjadi salah tafsir akibat tidak tercapainya tujuan dari pesan-pesan tersebut.
MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.
1.      Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:
2.      Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.
Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
Cara Mengembangkan Paragraf
Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
1.      Ilustrasi
2.      Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
3.      Pembahasan Sebab-Akibat
4.      Klasifikasi
5.      Pembahasan Pemecahan Masalah
a.Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas

Revisi Pesan - Pesan Bisnis

1. Keterampilan Merevisi

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.

Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan  bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.

Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.

1.    Pesan – pesan Bisnis Tertulis.

a.    Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya

Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan  tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

b.    Mengedit mekanik atau teknis penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

1)    Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

2)    Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).

3)    Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).

4)    Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.

5)    Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.

c.    Mengedit format dan layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

2.    Pesan – pesan bisnis lisan

Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

a.    Substansi pesan

Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens

b.    Pengorganisasian pesan

Mencakup 3 poin penting, yaitu:

1)    Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

2)    Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.

3)    Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c.    Gaya Bahasa

 Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.
2. Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.    Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2.    Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.    Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
3. Cara Membuat Kalimat Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1.    Tiga jenis kalimat

a)    Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b)    Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c)    Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.    Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a).   Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b).   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c.    Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d.    Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e.    Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
sumber: 
http://blogserbabis.blogspot.co.id/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html
 

Perencanaan Pesan - Pesan Bisnis

1. Penentuan Proses Komposisi

PENENTUAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi.

Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

 Perencanaan

Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan.

 Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat , maupun  paragraf perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar.

2.  Penentuan Tujuan

PERENCANAAN PESAN BISNIS

1.     PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Dalam organisasi bisnis, berbagi kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana samapai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo, merevisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diuapayakan selalu lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupunn demikian, sejumlah langkah umum dalam penyusunan pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 (tiga) tahap sederhana, yaitu:

a.       Perencanaan pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Seara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi:

·         Penentuan tujuan

·         Analisis audiens

·         Penentuan ide pokok

·         Pemilihan saluran dan media

b.      Penyusunan pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan.

Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu:

·         Mengotganisasikan pesan

·         Memformulasikan pesan

c.       Revisi pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.

Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:

·         Menyunting pesan

·         Menulis ulang

·         Memproduksi pesan

·         Mencetak pesan

Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pada masing-masing tahap proses penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40% menyusun draft dasar 20% dan merevisi 40% dari waktu total (Vik & Gilsdorf dalam Haryani, 2001:87).

2.      PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan goodwill, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan umum komunikasi, yaitu (1) memberi informasi (informming); (2) membujuk atau persuasi (persuading); dan (3) melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating). Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima dan tingkat pengendalian pengirim.

Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada komunikator. Pesan yang bersifat persuasi akan memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang lebih tinggi, serta pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya berada pada komunikator. Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerja sama, akan diperlakukan partisipasi maksimum dan komunikan dan kendali komunikator terhadap isi pesan yang lebih rendah.

Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan. Oleh karena itu, tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan dengan tujuan perusahaan (organisasi).

3.      ANALISIS AUDIENS/PENERIMA PESAN

Setelah tujuan bisa ditetapkan dengan baik, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis audiens. Sasaran atau target utama dari setiap komunikasi adalah penerima atau audiens. Oleh karena itu, analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda beda atas pesan yang mereka terima.

a.       Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal yang pada umumnya dapat diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama.

            Apabila audiens belum dikenal, mala petunjuk berikut bisa dipergunakan untuk membantu untuk melakukan analisis (bovee dan thill 2003:103).

Analize                        Siapa pihak penerima pesan?

Understand                 Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek?

Demographics             Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima?

Interest            Apa yang menarik perhatian penerima?

Environment                Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?

Needs                          Informasi apa yang diperlukan penerima?

Customize                    Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?

Expectation                 Apa yang diharapkan penerima?

b.      Mengenali Penerima Primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan. Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.

c.       Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens

Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan yang ditujukan kepada banyak orang. Gaya penulisan, format, dan bahasa pesan bisnis yang ditujukan kepada orang banyak cenderung lebih formal.

d.       Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengam pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang sama terhadap suatu pesan. Dalam keadan demikian, pengirim tidak perlu melakukan usaha – usaha tertentu untuk memberikan pemahaman kepada penerima. Namun apabila penerima memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim harus siap untuk memberikan penjelasan-penjelasan tanpa rasa bosan agar tidak terjadi kekeliruan interpretasi.

e.       Mengukur Reaksi Penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.

f.       Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan imformasi audiens, yaitu :

1.      Temukan apa yang ingin diketahui audiens.

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya. Cobalah menggali keinginan audiens dengan melakukan pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk menghindari keragu-raguan.

2.      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan menimbulkan kesan baik karena audiens memperoleh informasi yang lebih luas dari harapannya.

3.      Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5W + 1H (Who, What, Why, When, Where, dan How).

4.      Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat.

Dalam bisnis, ketetapan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, oerhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

5.      Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Di antara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

g.      Memuaskan Kebutuhan Emosional dan Praktis Audiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa desebabkan oleh pesan yang menyajikan informasi yang tidak diperlukan, alasan yang dikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik untuk dibaca.

Hal yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap masalah bisnis. Mereka pada umumnya sibuk dan tidak memiliki banyak waktu untuk membaca pesan. Di samping itu, audiens pada umumnya enggan melakukan perubahan.

            Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

4.      PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pemilihan saluran dan media sangat penting dilakukan dalam perencanaan pesan bisnis yang berpusat pada penerima. Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan harapan penerima.

Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral communication) dan tertulis (written communication). Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan  pesan dari pengirim kepada penerima.

1. Saluran Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis. Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.

Saluran lisan dapat digunakan apabila:

·         Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

·         Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti

·         Tidak memerlukan catatan permanen

·         Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis

·         Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

2. Saluran Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pesan-pesan  tertulis bisa ditulis tangan atau dengan bantuan media elektronik. Media elektronik yang biasanya dipergunakan adalah mesin faks, telegram, dan e-mail.

Saluran komunikasi tertulis tepat dipergunakan bila:

·         Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

·         Pesan terinci dan kompleks

·         Memerlukan perencanaan yang seksama

·         Memerlukan catatan permanen

·         Penerima dalam jumlah banyak

·         Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis

·         Ingin meminimilkan peluang distorsi

Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

Media pada saluran lisan:

·         Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

·         Telepon, voice mail

·         Radio, televise, computer

·         Pita audio dan video

·         Teleconference

·         Video conference

Media pada saluran tertulis:

·         Surat, memo, laporan , proposal

·         Electronic mail (e-mail)

·         Telepon (SMS)

·         Faks

·         Telegram

·         Pos biasa dan khusus

3. Kekayaan Media

Kekayaan media adalah nilai dari media dalam situasi komunikasi. Kekayaan ditetapkan oleh kemampuan media untuk menyampaikan pesan dengan memakai lebih dari satu isyarat, memudahkan umpan balik, dan menetapkan fokus pribadi (Bovee dan Thill, 2003:31).

Komunikasi tatap muka adalah media yang paling kaya karena bersifat pribadi, menyediakan umpan balik verbal dan nonverbal  secara langsung, dan menyampaikan emosi di balik pesan. Namun, tatap muka juga merupakan salah satu media yang paling terbatas karena penerima dan pengirim pesan harus berada di satu tempat yang sama saat berkomunikasi. Keterbatasan itu dapat diatasi dengan penggunaan teknologi maju berupa teleconference.

Media yang paling kaya digunakan untuk mengirimkan pesan nonrutin yang bersifat kompleks. Media kaya digunakan untuk menyampaikan kepedulian dan memperoleh komitmen. Media yang lebih miskin digunakan untuk menyampaikan pesan rutin dan sederhana. Media paling miskin digunakan apabila umpan balik tidak terlalu penting.

 KESIMPULAN

Dapat diambil kesimpulan bahwa dalam penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas tiga hal yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Langkah lain dalam penyusunan pesan-pesan bisnis adalah dengan menentukan ide pokoknya. Ide pokok merupakan rangkuman pesan-pesan yang disampaikan. Selain itu dalam merencanakan pesan-pesan bisnis perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.

3. Analisis Audience

ANALISIS PENERIMA PESAN

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

a.       Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b.      Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c.       Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d.      Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

e.       Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

f.        Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1.     Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

2.     Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

3.     Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What, Why, When, Where, dan How).

4.     Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan  matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

5.     Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

g.      Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

4. Penentuan Ide pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :

1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

c) CFR (Conclusions, findings, recommendations¬¬¬) Worksheet.

Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.

d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.

e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.

f) Pembatasan cakupan
penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.

5. Seleksin Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau memilis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communications) adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat, bila yang disajikan adalah informasi yang kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang akan disampaikan.

Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok), seminar, workshops, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.

Sedangkan presentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konvensi penjualan, rapat para pernegang saham, presentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial penganugerahan produk-produk unggulan atau terlaris sebagai best seller, seringkali diadakan di auditorium.

Alat bantu audio-visual seperti film, video dip, audio rekaman, LCD projector, dan slide show seringkali digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu presentasi. Karena tidak mudahnya mengkoordinasi semua efek dari audio-visual, presentasi seperti ini harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.

2. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis (written communications) adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan menyebar.

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens. Kapan sebaiknya seseorang memilih komunikasi lisan atau tertulis dapat dilihat pada penjelasan berikut ini :

Perbedaan Karakteristik Komunikasi Lisan dengan Kom. Tertulis

Komunikasi Lisan	Komunikasi Tertulis
§   Anda menginginkan umpan balik segera dari audiensi §   Pesan Anda relatif sederhana dan mudah diterima §   Anda tidak memerlukan catatan permanen §   Anda dapat mengumpulkan audiensi lebih mudah atau ekonomis §   Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah	§   Anda tidak memerlukan umpan balik segera §   Pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati §   Anda memerlukan catatan permanen §   Anda ingin mencapai audiensi yang luas. §   Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan

Jenis-jenis Media Komunikasi Lisan dan Tertulis 

Media Komunikasi Lisan	Media Komunikasi Tertulis
§   Percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan. §   Telepon dan surat suara (voice mail) §   Audiotape dan videotape §   Teleconference dan videoconference	§   Surat-surat, memo, laporan, proposal §   E-mail §   Surat reguler dan khusus §   Faxsimile

sumber:
http://riskaekacahyanti.blogspot.co.id/2016/03/penentuan-proses-komposisi.html
http://henrich27.blogspot.co.id/2014/04/perencanaan-pesan-bisnis.html
http://ekonomikomiko.blogspot.co.id/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html
http://zayardinadin.blogspot.co.id/2011/02/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html
http://xerma.blogspot.co.id/2014/04/analisa-saluran-dan-media-komunikasi.html