Makalah Komunikasi Bisnis ”Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis

  Makalah Komunikasi Bisnis
 ”Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis dan     Revisi Pesan-Pesan Bisnis


                   Disusun Oleh:
      Rifa Safitri : 56216368
      Liana Andriyani : 54216037
     Anita Arianti : 50216921
     Nurul Handayani : 55216619
     Pirara Anastasia :55216761

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis

Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahan kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Tidak terorganisasinya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal:
1.    Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan pembuka awal tersebut terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
2.    Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3.    Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4.    Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan dan tidak penting lebih dominan, maka ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena terlalu fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja. Poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
Pentingnya Pengorganisasian Pesan yang Baik
Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1.      Subjek dan tujuan harus jelas.
2.      Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3.      Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4.      Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang telah dilakukan pengorganisasian dengan baik akan bermanfaat dalam:
1.   Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, serta memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens dapat dengan mudah memahami maksud dan tujuan pesan.
2.   Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko karena memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakan.
3.    Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat.
4.   Mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.
Pengorganisasian Pesan-pesan melalui Outline
Pada dasarnya untuk mencapai pengorganisasian pesan yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu (1) mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide, (2) menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional.
1.      Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan. Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan sebagai berikut:
1.      Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal: (a) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya, (b) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
2.      Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Adanya poin-poin pendukung akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
3.      Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan semakin baik.
2.      Menentukan Urutan Ide dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutan, ada dua pendekatan:
1.    Pendekatan langsung (direct approach)
Di dalam pendekatan langsung, ide pokok muncul paling awal kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
2.    Pendekatan tidak langsung (indirect approach)
Di dalam pendekatan tidak langsung, bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Setelah memilih suatu pendekatan, kemudian memilih rencana organisasional yang terbagi menjadi:
1.      Direct Request
Direct request dapat berbentuk surat atau memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda berkeinginan untuk mengetahui berbagai hal mengenai produk tersebut, seperti karakteristik, harga, dan cara pembayarannya, maka Anda dapat menggunakan direct request.
1.      Pesan-pesan Rutin, Good News, Good will
§  Pesan-pesan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu pesan rutin, Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang Anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang Anda sampaikan. Pesan-pesan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan, konsumen, klien, dan sebagainya.
§  Good News merupakan pesan yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. Contoh good news tentang pekerjaan antara lain: penerimaan kerja, kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji, dan pengakuan/penghargaan prestasi kerja. Contoh good news tentang produk antara lain: diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru atau produk aksesoris).
§  Pesan-pesan Good Will merupakan pesan yang menimbulkan suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen ataupun relasi bisnis dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan. Beberapa bentuk good will diantaranya: ucapan selamat (congratulations), penghargaan (messages of appreciation), ucapan (condolences), dan ucapan salam (greetings).
1.      Pesan-pesan Bad News
Pesan-pesan bad news merupakan pesan yang menginformasikan kabar buruk atau berita yang tidak menyenangkan, contohnya seperti penolakan surat lamaran, menolak kredit, melakukan perampingan karyawan, atau menurunkan pangkat. Jika Anda membuat pesan bad news, cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
1.      Pesan-pesan Persuasif
Persuasi merupakan suatu usaha mengajak/mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, pesan persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Contoh penyampaian pesan persuasif yaitu pada pesan dalam kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

KETERAMPILAN MEREVISI
Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.
§  Pesan-Pesan bisnis mencakup:
1.      Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari:
Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan.
Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa saja yang perlu di perbaiki atau di sempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu di perhatikan, antara lain:
§  Apakah anda telah memasukan poin-poin dengan urutan yang logis?
§  Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan hal-hal yang khusus?
§  Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?
§  Apakah anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada?
§  Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?
Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan  pesan bisnis yang mencakup antara lain:
§  Susunan kalimat yang di gunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada , sehingga mudah di pahami dengan baik.
§  Penggunaan kapitalisasi secara tepat ( perhatikan kata  kata yang harus di tulis dengan huruf kapital).
§  Penulisan tanda baca secara benar ( perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya , dan tanda seru).
§  Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.
§  Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan  pesan bisnis yang telah disampaikan.
Mengedit Format dan Layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Disamping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh di abaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang di gunakan berkualitas baik, audiens Anda akan senang membacanya.
2.      Pesan-Pesan Bisnis Lisan
Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang di sampaikan secara tertulis, pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.
Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis yang di lakukan secara lisan, tetap perlu di lakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan  pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di sampaikan pada audiens.
§  Apakah substansi (inti) pesan yang ingin di sampaikan telah tercantum di dalamnya?
§  Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?
b. Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan  pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;
§  Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
§  Penyampaian substansi pesan ( misalnya, pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).
§  Penutup ( misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Pada umumnya, penulisan pesan  pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.
Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan  pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menonton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan  pesan secara langsung, pesan  pesan non verbal yang di dukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format animasi yang dinamis.
PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat di mengerti, anda harus dapat memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:
1.      Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal
Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.
2.      Pilihlah kata-kata yang singkat
Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar & baik.
3.      Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Agar tidak terjadi salah tafsir akibat tidak tercapainya tujuan dari pesan-pesan tersebut.
MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.
1.      Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:
2.      Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.
Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
Cara Mengembangkan Paragraf
Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
1.      Ilustrasi
2.      Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
3.      Pembahasan Sebab-Akibat
4.      Klasifikasi
5.      Pembahasan Pemecahan Masalah
a.Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas